A metodologia 5s, muito conhecida por aqueles que trabalham no setor de qualidade, foi desenvolvida com o objetivo de otimizar e melhorar os processos de uma empresa, tornando o ambiente mais funcional, operacional e com maior qualidade de trabalho. Essa metodologia foi criada na década de 1950 pelo japonês Kaoro Ishikawa e foi rapidamente incorporada na rotina de trabalho nas empresas orientais até ganhar seu espaço no Brasil, na década de 1990.
Os termos que definem os 5s japoneses (seiri , seiton, seiso, seiketsu, shitsuke) representam os procedimentos de gestão empresarial, operacional e de processo. Traduzidos para o português, receberam o termo “senso” para manter os 5 “s”, que são: 1) Senso de utilização; 2) Senso de organização; 3) Senso de limpeza; 4) Senso de padronização; e 5) Senso de disciplina.
Mas você sabe o que é necessário para implementar esta metodologia de forma eficaz na sua empresa? Parece simples, mas existem ações como alterações físicas e treinamento das equipes que serão fundamentais para que haja resultados significativos.
Desta forma, separamos aqui alguns pontos principais que você deve avaliar durante a elaboração do seu 5s, independente da sua área de atuação ou tamanho da empresa.
Primeiramente você deve fazer um levantamento dos procedimentos já existentes na rotina da sua empresa, observando onde há gargalos que atrase sua produtividade e qualidade de produção. Como o 5s é baseado em organização e otimização, é importante saber quanto tempo se gasta para realizar uma determinada atividade para avaliar como tornar um processo mais eficiente.
Por exemplo, considerando a organização de um estoque de produtos: existe um padrão de organização? Existe uma identificação clara dos produtos?
Uma maneira de medir seu processo é analisar o tempo para encontrar um determinado item e se este item é facilmente encontrado por todos os colaboradores envolvidos neste processo.
Um segundo ponto muito importante é o treinamento de todos os colaboradores e pessoas envolvidas com o 5s. É necessário que todos entendam o funcionamento desta metodologia, pois se trata de um trabalho coletivo e contínuo que demanda a participação e aplicação de cada um em seu setor de trabalho.
Explicar as vantagens (principalmente individuais) e resultados esperados com a aplicação do 5s é uma boa forma de conscientizar sua equipe.
Após o levantamento dos processos e treinamento da metodologia, o terceiro ponto é organizar e padronizar todos os processos na prática da empresa. É importante reorganizar os itens pensando sempre no local onde cada um é utilizado e por quem será utilizado para criar um ambiente mais funcional possível.
Por exemplo, se sua equipe de vendas é a que mais realiza impressões, é importante que a impressora e pacotes de folhas estejam próximos a mesa desses profissionais.
Outro exemplo é a identificação de gavetas, armários e caixas em relação aos itens que estão armazenados dentro de cada um, assim, seu colaborador encontrará mais rápido o item desejado e identificará corretamente onde armazená-lo após o uso.
Realizada a organização de todos os itens e processos, o quarto ponto é estabelecer a estrutura organizacional e responsabilidade do 5s para que todos os colaboradores saibam a quem recorrer em cada situação, quando necessário. Para isso, pode ser criado, por exemplo, um organograma ou fluxograma.
O último ponto que iremos abordar aqui, mas tão importante quanto os outros já citados, é a manutenção e monitoramento do programa de 5s. Garantir que a metodologia esteja sendo aplicada e cumprida corretamente é fundamental para alcançar os resultados desejados, reduzir gargalos e aumentar a produtividade da sua empresa. Uma boa estratégia para essa verificação é a realização periódica de auditorias em todos os setores.
Para facilitar, criamos um check-list para que você utilize como guia na implementação ou revisão do seu programa de 5S, clique na imagem e baixe gratuitamente.
Você também pode baixar nossa cartilha, para lhe ajudar no treinamento de sua equipe! Imprima gratuitamente uma cópia para cada pessoa da sua equipe e facilite o entendimento!
Referência bibliográfica
LAPA, R. Programa 5S. Rio de Janeiro: Qualitymark, 1998
Por: Jade Brant